WhatsApp Business + n8n: Tự Động Hóa Giao Tiếp Khách Hàng Quốc Tế

Vào developers.facebook.com → My Apps → Create App → chọn loại Business. Thêm product WhatsApp vào app. Đây là nơi bạn lấy Phone Number ID và Access Token.

Trong Meta Developer App → WhatsApp → Getting Started → chọn hoặc tạo WhatsApp Business Account. Thêm số điện thoại thực của doanh nghiệp (hoặc dùng số sandbox test miễn phí trong lúc dev).

Copy Phone Number ID và tạo Permanent Access Token (System User Token) trong Business Manager. Trong n8n → Credentials → WhatsApp Business Cloud → dán vào. Access Token dạng system user không hết hạn như user token.

Tạo WhatsApp Trigger node trong n8n. Copy Webhook URL → dán vào Meta Developer App → Webhooks → Callback URL. Điền Verify Token (tự đặt) trùng với n8n. Subscribe events: messages, message_deliveries.

Vào WhatsApp Manager → Message Templates → Create Template. Templates cần phê duyệt 24–48h. Trong lúc chờ, dùng sandbox để test. Templates dùng cho Workflow 1 và 4.

Webhook nhận event từ WooCommerce, Shopify, Haravan, hoặc bất kỳ OMS nào khi order mới được tạo hoặc cập nhật trạng thái. Có thể dùng cron job đọc Google Sheet/database định kỳ nếu hệ thống không có webhook.

Filter node: chỉ xử lý đơn có trạng thái 'confirmed' hoặc 'paid'. Set node: chuẩn hóa dữ liệu — tên khách, mã đơn, tổng tiền, ngày dự kiến giao.

Lấy số điện thoại từ đơn hàng. Chuẩn hóa format quốc tế (thêm country code: +84 cho Việt Nam, +65 cho Singapore). Kiểm tra số hợp lệ trước khi gửi.

Chọn template đã được phê duyệt. Map các biến: {{1}} = tên khách, {{2}} = mã đơn, {{3}} = tổng tiền, {{4}} = ngày giao dự kiến. WhatsApp node tự format và gửi.

Lưu message_id trả về từ WhatsApp vào Google Sheet hoặc database để tracking. Setup error handler: nếu gửi thất bại (số không tồn tại, bị block), log lại và gửi alert cho team.

n8n nhận webhook từ Meta khi có tin nhắn mới. Extract: sender phone (wa_id), message text, message_id, timestamp. Lọc bỏ status update (delivered, read) — chỉ xử lý tin nhắn thực.

Switch node khớp từ khóa tiếng Anh và tiếng Việt: 'price / giá' → pricing | 'order / đơn hàng' → order_status | 'contact / liên hệ' → contact_info | 'hello / hi / xin chào' → greeting | else → fallback_ai

Set node chứa câu trả lời định sẵn cho mỗi intent. Có thể kéo dữ liệu động từ Google Sheet (bảng giá, thông tin liên hệ) để luôn cập nhật mà không cần sửa workflow.

Câu hỏi không khớp rule nào → chuyển sang AI Agent node (GPT-4o mini). AI có system prompt bằng tiếng Anh/Việt, knowledge base sản phẩm, và lịch sử chat để trả lời tự nhiên.

Phản hồi dùng session message (không cần template — vì đây là reply trong 24h khách nhắn trước). Thêm interactive buttons nếu muốn: 'Xem danh mục', 'Liên hệ sales', 'Theo dõi đơn hàng'.

Khi nhận tin nhắn đầu tiên từ một số điện thoại chưa có trong database, flag là 'new_lead'. Lookup Google Sheet hoặc CRM bằng wa_id để xác định khách mới hay cũ.

Gửi tin nhắn chào hỏi và hỏi tên, nhu cầu. Ví dụ: 'Hello! I am [Brand] assistant. Could you tell us what you are looking for today?' — Lưu câu trả lời vào session data.

AI Agent phân tích nhu cầu trong tin nhắn: budget indicator, urgency, decision-maker signals. Tự động gán lead score và label: Hot / Warm / Cold dựa trên từ khóa và ngữ cảnh.

Tạo contact mới trong HubSpot, Salesforce, hoặc Google Sheet CRM. Lưu: số WA, tên (nếu có), nhu cầu, lead score, ngày tiếp xúc đầu, transcript tin nhắn đầu tiên.

Gửi Slack/Telegram alert cho sales rep phụ trách: 'New WA lead — +65XXXXXXXX — interested in [product X] — Lead Score: Hot. View CRM: [link]. Reply within 30 minutes.'

GHN, GHTK, Viettel Post, hoặc các carrier quốc tế (DHL, FedEx, UPS) đều có webhook API. n8n nhận event khi trạng thái thay đổi: picked_up, in_transit, out_for_delivery, delivered, failed_delivery.

Dùng tracking_code hoặc order_id từ webhook để tìm trong database/Google Sheet: số WhatsApp của khách, tên khách, chi tiết đơn hàng.

Switch node chuyển technical status thành ngôn ngữ khách hàng: 'picked_up' → 'Your order has been picked up and is on the way to sorting facility' | 'out_for_delivery' → 'Great news! Your package is out for delivery today!'

Dùng approved template với biến: tên khách, trạng thái, ETA, link theo dõi đơn. Nếu trạng thái là 'failed_delivery' → gửi thêm interactive buttons: 'Reschedule Delivery' hoặc 'Contact Support'.

Sau khi gửi WhatsApp thành công, cập nhật trạng thái đơn hàng trong hệ thống nội bộ. Log thời gian gửi thông báo để đảm bảo SLA cam kết với khách.