Chuỗi trung tâm tiếng Anh — giảm 80% miss lịch, tiết kiệm 1 nhân sự full-time
45 nhân viên · 8 chi nhánh · Gói Scale — 65 triệu đồng · Triển khai 4 tuần
80%
giảm miss lịch
1FTE
tiết kiệm nhân sự
100%
follow-up lead tự động
4tuần
triển khai xong
Bối cảnh
Chuỗi trung tâm tiếng Anh tại TP.HCM, 8 chi nhánh, 45 nhân viên (giáo viên + admin + CSKH). Mỗi chi nhánh có 80–120 học viên đang học, tổng hơn 800 học viên.
Vấn đề lớn nhất: 15% học viên miss lịch mỗi tháng vì nhắc lịch bằng tay không xuể. 1 nhân viên full-time chỉ để gọi điện nhắc lịch và gom báo cáo từ 8 chi nhánh. Lead từ Facebook và Zalo follow-up chậm — 67% phụ huynh hỏi học phí nhưng không được reply trong 1 giờ → đăng ký trung tâm khác.
Ngày trước admin gọi nhắc lịch cả ngày mà học viên vẫn quên. Giờ Zalo nhắc tự động, miss lịch gần như bằng 0 — bạn admin chuyển sang chăm lead mới.
Anh Tuấn
Giám đốc chuỗi trung tâm tiếng Anh, TP.HCM
5 Workflows — Before & After
Nhân viên gọi điện nhắc từng người, mất 3 giờ/ngày, vẫn miss 15%
Zalo OA tự nhắc 24h trước, xác nhận tự động, miss lịch giảm còn 3%
Phụ huynh hỏi học phí, reply chậm 12–24 giờ, 67% lead mất
Zalo OA reply ngay + gửi thông tin khóa học + follow-up ngày 3, 7
Giáo viên điểm danh trên sổ, phụ huynh không biết con đã đến lớp chưa
Check-in qua form → Zalo tự gửi phụ huynh → feedback cuối buổi
Cuối tháng gom data từ 8 nơi, mất 3 ngày, sai số thường xuyên
Mỗi sáng thứ 2: báo cáo tổng hợp gửi qua Zalo cho quản lý, 0 phút
Không ai nhớ học viên nào sắp hết khóa, mất cơ hội gia hạn
2 tuần trước khi hết khóa → Zalo gửi offer gia hạn giảm 10% → nhắc lại nếu chưa reply
Timeline triển khai: 4 tuần
Audit & Planning
Discovery call 2h, mapping quy trình 8 chi nhánh, xác định 5 workflows ưu tiên.
Build nhắc lịch + điểm danh
Workflow #1 và #3 chạy thật. Test với lịch học viên thực tế. Kết nối Zalo OA.
Build lead nurture + báo cáo + upsell
Workflow #2, #4, #5 hoàn thành. Training session 2h cho admin 8 chi nhánh.
Go-live & Support
Tất cả chạy production. SOP cho từng chi nhánh. Video Loom hướng dẫn. Support 14 ngày.
ROI thực tế
Chi phí project
65 triệu
Tiết kiệm năm đầu
~150 triệu
(1 FTE × 10tr × 12 tháng + giảm miss lịch + tăng gia hạn)
Hoàn vốn sau
~5 tháng
Trung tâm bạn có vấn đề tương tự?
Audit miễn phí 30 phút — mình phân tích quy trình trung tâm bạn và chỉ ra workflow nào giảm miss lịch ngay.
Audit miễn phí cho trung tâm